PERFUMEX S A S : AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES
AVISO DE PRIVACIDAD
PERFUMEX S.A.S. (en lo sucesivo "PERFUMEX"), actuará como el responsable del tratamiento de sus datos personales, por lo cual se le informa que serán tratados para las siguientes finalidades:
A. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos-contractual con PERFUMEX S.A.S., respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos por ella que haya o no contratado o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales
o administrativas.
B. Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con PERFUMEX S.A.S., o aquel que llegare a tener.
C. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de PERFUMEX S.A.S. o empresas vinculadas, así como a los aliados comerciales de PERFUMEX S.A.S.
D. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a cualquier tercero con el cual PERFUMEX S.A.S. posea un vínculo contractual de cualquier índole.
E. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para, implementar servicios de computación en la nube. Para todo lo anterior otorgo mi autorización expresa e inequívoca.
F. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.
G. Enviar invitaciones a eventos, campañas, lanzamientos de servicios por medios electrónicos como correo electrónico, SMS (mensajes de texto).
H. Realizar la grabación de las llamadas que realice como soporte ante quejas y reclamos.
I. Conocer mis datos que reposen en operadores de bancos de datos de información financiera de que trata la Ley 1266 de 2008 o las normas que la modifiquen o sustituyan y proporcionarles mi información a los mismos.
J. Acceder y consultar mis datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de Cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera.
K. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como finalidad dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual se regula los deberes en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de personas naturales, entre los que se encuentra el de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos mediante el cual se garantice el correcto cumplimiento de esta Ley y en particular, para la atención de las consultas y reclamos realizadas por los titulares de la información
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PERFUMEX S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades relacionadas con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en presente Política, por ello que nuestra compañía está comprometida en la protección de los datos mencionados y en el adecuado manejo de los mismos.
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
TABLA DE CONTENIDO:
I. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
II. OBJETIVO
II.I. ALCANCE O ÁMBITO DE LA APLICACIÓN
III. MARCO LEGAL
IV. DEFINICIONES
V. PRINCIPIOS
VI. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
VII. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
VIII. DEBERES DE PEFUMEX S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
IX. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
X. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
X.I. RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES YCONSUMIDORES
X.II. RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS EMPLEADOS
X.III. RESPECTO A LOS DATOS DE PROVEEDORES
XI. FINALIDAD
XII. DERECHOS DE LOS TITULARES
XIII. AUTORIZACIÓN
XIV. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS, RECLAMOS,REVOCATORIA, SUPRESIÓN DE DATOS, SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN YACTUALIZACIÓN
XIV.I. CONSULTAS
XIV.II. RECLAMOS
XIV.III. REVOCATORIA
XIV.IV. SUPRESIÓN DE DATOS
XIV.V. SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN
XV. DATOS DE CONTACTO RESPONSABLE PARA RADICACIÓN DE SOLICITUDES Y GARANTÍAS AL DERECHO DE ACCESO A LAS MISMAS
XVI. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN
XVII. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
I. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: PERFUMEX S.A.S
Dirección: Carrera 32 # 9c-93 PBX: (57-2) 483 78136
Correo: servicioalcliente@perfumex.com.co
Portal Web: https://www.perfumex.com.co/
II. OBJETIVO:
La presente política tiene los siguientes objetivos:
•Proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se recojan sobre ellas en las bases de datos o archivos de PERFUMEX S.A.S
y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
•Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.
•Establecer las responsabilidades de PERFUMEX S.A.S y sus encargados respecto al tratamiento de datos personales
II.I. ALCANCE O ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de PERFUMEX S.A.S.
Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.
III. MARCO LEGAL
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.
De conformidad con la Ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero,
obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes"
PERFUMEX S.A.S está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y en general titulares de datos personales con quienes ha tenido o tiene relaciones. Por eso adopta la siguiente Política de Tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos
V. PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, PERFUMEX S.A.S aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice PERFUMEX S.A.S o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, PERFUMEX S.A.S garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de PERFUMEX S.A.S será de medio.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por PERFUMEX S.A.S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en PERFUMEX S.A.S administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
VI. CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS
Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
✓ El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
✓ El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
✓ El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas
que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
✓ El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
✓ El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.
VII. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.
VIII. DEBERES DE PERFUMEX S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
PERFUMEX S.A.S reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes en el tratamiento y protección de datos personales.
PERFUMEX S.A.S tendrá los siguientes deberes:
✓ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
✓ Solicitar y/o conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
✓ Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
✓ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
✓ Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
✓ Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las
novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
✓ Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
✓ Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
✓ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
✓ Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
✓ Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
✓ Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
✓ Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio sobre el tema en particular.
✓ Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
✓ Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
✓ Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
✓ Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
✓ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
✓ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella.
✓ Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se
encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
IX. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
PERFUMEX S.A.S cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en
sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
PERFUMEX S.A.S puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación esté aprobada por el Departamento de Mercadeo.
La obligación y responsabilidad de PERFUMEX S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. PERFUMEX S.A.S no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de PERFUMEX S.A.S y sus Encargados. PERFUMEX S.A.S exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
Los colaboradores de la empresa encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
X. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Los datos serán utilizados por PERFUMEX S.A.S para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:
✓ Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
✓ Informar sobre nuevos productos o servicios.
✓ Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
✓ Evaluar la calidad de productos o servicios.
✓ Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.
✓ Transmitir, mediante publicación en la web de PERFUMEX, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
✓ Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.
✓ Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
✓ Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
✓ Ejecutar el contrato de trabajo.
X.I. RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES Y CONSUMIDORES
✓ Informar acerca de los productos y servicios de Perfumex y en general remitir mensajes publicitarios.
✓ Gestionar toda la Información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales de Perfumex S.A.S
✓ Prestar sus servicios y ofrecer sus productos de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Perfumex S.A.S, con el fin de prestar un servicio eficiente.
✓ Cumplir los contratos celebrados con clientes, incluyendo, pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
✓ Brindar información técnica y comercial de los productos de Perfumex S.A.S.
✓ El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Perfumex S.A.S.
✓ Procesos al interior de Perfumex S.A.S, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas e información.
✓ Elaborar estudios técnico-actuariales, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico, estadístico o de campo relacionado con los productos y servicios de Perfumex S.A.S o con su proceso productivo y/o sus aliadas, así como cualquier otra finalidad directamente relacionada con las actividades realizadas por Perfumex S.A.S
✓ Permitir que compañías vinculadas a PERFUMEX S.A.S con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
✓ Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de PERFUMEX S.A.S.
✓ Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros para los fines relacionados con la operación de Perfumex S.A.S, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.
X.II. RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS EMPLEADOS
✓ Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
✓ Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de PERFUMEX S.A.S tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, entre otras.
✓ Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
✓ Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
✓ Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
✓ Planificar actividades empresariales
✓ Capacitar continuamente a nuestros empleados para su fortalecimiento personal y profesional.
X.III. RESPECTO A LOS DATOS DE PROVEEDORES
✓ Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por PERFUMEX S.A.S
✓ Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones
✓ Para hacer el registro en los sistemas de PERFUMEX S.A.S
✓ Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes
✓ Realizar reuniones donde se desarrollen relaciones comerciales.
✓ El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Perfumex S.A.S.
✓ Cumplir los contratos celebrados con proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
El responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la
información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
XI. FINALIDAD
La información sobre clientes, proveedores y/o empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial, adicional se guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.
XII. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
✓ Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
✓ Solicitar pruebas de la autorización otorgada a PERFUMEX S.A.S
✓ Ser informado por PERFUMEX S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
✓ Presentar consultas ante el responsable o encargado del Tratamiento
✓ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento, según el Artículo 16 del Decreto 1377.
✓ Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. PERFUMEX S.A.S no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
XIII. AUTORIZACIÓN
El Tratamiento de Datos Personales realizado por PERFUMEX S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. PERFUMEX S.A.S, en su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta,
y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales:
✓ Autorizó el tratamiento
✓ Conoce y acepta que PERFUMEX S.A.S recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:
✓ El responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan
✓ Finalidad del tratamiento de los datos
✓ Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y si se recopilan Datos Sensibles.
✓ Identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.
XIV. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS, RECLAMOS, REVOCATORIA, SUPRESIÓN DE DATOS, SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
XIV.I. CONSULTAS
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en PERFUMEX S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales PERFUMEX S.A.S garantiza:
✓ Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
✓ Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
✓ En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
✓ Las consultas podrán formularse al correo servicioalcliente@perfumex.com.co
XIV.II. RECLAMOS
Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización.
Los reclamos se hacen a través del correo electrónico servicioalcliente@perfumex.com.co
Los reclamos deben contener:
✓ Identificación del titular
✓ Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo
✓ Dirección
✓ Documentos adjuntos (si aplica)
XIV.III. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo con la normativa vigente.
XIV.IV. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
El Titular de Datos podrá solicitar al responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de datos personales.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos. De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.
Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte del mismo, el responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso del mismo, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos, responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: "reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.
XIV.V. SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN
PERFUMEX S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte
ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
✓ El titular deberá allegar la solicitud correspondiente al correo electrónico servicioalcliente@perfumex.com.co o en medio físico dirigido al departamento de servicio al cliente Institucional indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
✓ PERFUMEX S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados.
XV. DATOS DE CONTACTO RESPOSABLE PARA RADICACIÓN DE SOLICITUDES Y GARANTÍAS AL DERECHO DE ACCESO A LAS MISMAS
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, PERFUMEX S.A.S pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.
Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones al área de servicio al cliente ubicado en el domicilio Valle del Cauca, Cali Carrera 32 # 9c-93 barrio Champagnat, teléfono (57-2) 483 7813 igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico servicioalcliente@perfumex.com.co
XVI. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN
PERFUMEX S.A.S suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
✓ Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
✓ Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
✓ Terceros autorizados por el titular o por la ley.
PERFUMEX S.A.S suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales. A todo tercero que por su relación con la empresa se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
XVII. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
La presente Política y Procedimiento entra en vigor a partir del 01 de enero del 2017 y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia